3個月前參與Women In Work 一個講座的分享: Metaverse Application ，到這幾個月一直收到好多不同的詢問，的起心肝把一些大家都在問或者想知道更多的實用參考寫下來，而關於之前辦過的虛擬活動細節跟內容紀錄可以看這篇 ： LINK
年半前撰寫數碼港的計劃書時，曾寫過「虛擬活動設計人員」必成為未來五年新興行業的新工種。
除了疫情關係跟NFT討論熱話，元宇宙的興起加快了大家進入虛擬活動的步伐，好多NFT項目都會在自己的賦能(utility)加入虛擬活動策劃，期待在各種虛擬場景中跟社群成員互動，用自己的代幣(token)在各種使用場景中進行消費、交易，而NFT也成了各種活動的入場劵。最令人期待的當然包括BAYC的Metaverse Experience或是Azuki的音樂節。
元宇宙的應用也帶來好多品牌、活動規劃或行銷人員都在探索虛擬活動的可能性，有人認為是舊酒新瓶的做法，市面上有好多不同行銷文案也有講類似題目，好幾個「專家」都在說「推廣很重要 ！」。
對我而言，實際構想跟落地執行才最需要花心力。因為這些都是顛覆固有思維的作法，先準備好基本功夫才是最重要的事。以過來人身份跟大家分享我在開闢這領域的路上的學習、教訓跟思考，讓在規劃準備中的你(不管是品牌、項目方、或是負責策展的行銷單位）可以少走一些冤枉路。
在構想活動之前，請先確認自己準備好三個心態。
清楚理解自己想要完成的任務 : 訂立活動目標跟想像想要完成的成果非常重要，因為虛擬活動可塑性很高，想像空間也很遼闊，每一個人在天馬行空下想像的結果都是無限而虛蕪，需要先有一個藍本跟不同單位溝通才比較有效率，不然你在說河馬、他在說斑馬、她在想長頸鹿，最後浪費好多溝通成本。作為一個主辦方，在一切開始前訂好一個目標，再手繪或是利用一些網絡工具把目標跟框架用視覺化的方式呈現出來。
套用全新的思維邏輯 : 虛擬活動跟傳統活動或是線上活動都不一樣，要做這類型的活動規劃，請先跳出固有框架。拋開固有思維框架，進入另一個維度，而不單純把「舊事物」轉到線上，在整個構思上需要更多的大膽嘗試，挑戰極限，才是創新的精髓。請記得，你不是在「複製」過去的活動體驗，而是重新在設計整個活動流程跟元素。
打造用戶體驗最重要 : 虛擬活動跟實體活動最大分別是體驗跟互動，少了人與人之間真情實感的交流，但這些都可以在設計用戶體驗上改善，不是一個冷冰冰的單向性資訊傳遞，而是設計一些客製環節跟活動去改善虛擬世界上的交流跟互動。構想活動一定要記住大前提是「用戶體驗」優先，才可以策劃出一場優質的體驗活動。
準備好心態，接下來就是落實準備工作的Checklist，0到1的過程有很多基本工夫要處理。
活動性質跟基本框架: 在還未構建團隊之前，請先做好一些功課，草擬基本框架發及主題性質，包括活動長度（時間），容納人數，活動方式是Hybrid、全線上還是在遊戲中呈現，使用場景的數量，還有哪些特別需求，比如一些活動需要開始前有內容展覽、或是過程中需要參加者之間的互動，而表演者/講者又需要什麼支援，這些都要在基本框架下先有一個草稿，那麼合作單位才可以針對這些關鍵因素提交貼近實況的預算。
預算跟商業機會: 好多品牌都會想先知道報價再決定要不要執行活動，但事實上可以先主動擬定預算規劃。整個虛擬活動可以在一個預算上調整內容跟深度，例如內容、軟件或是體驗設計都可以針對「預算」而作出篩選跟調配，反而在沒預算框架下的討論，都會衍生出好多「不必要」的開支。同時預估完大概預算，萬一超出成本預期，也可以超前部署其他收入來源，例如項目方行銷預算、品牌贊助、還是用戶入場購票都是潛在收益，所以整個P&L流程都需要預先規劃進去。
團隊構建: 有了大框架，就是招兵買馬構建執行團隊，離不開四類人：創意內容(Creative)、建設師（Builder）技術(Tech) 以及營運團隊(Operation)。團隊大小跟活動類型與人數都密不可分的關係，策劃一場虛擬記者會大概可少於20人，但虛擬演唱會即牽涉超過100人。 創意內容需要在主題跟活動內容上花心思、還有使用者體驗的嘗試，然後把不同想法請建設師呈現出來，根據不同的「場地」可能需要找不同的建設師，他們有能力把想法變成「場景」，利用不同應用平台跟軟件將其創意視覺化呈現（可能是Voxel, 也可以是3D)，然後再按用戶接受度跟可行性調整。而技術人員則要處理比較基礎建設問題，例如多少server，可以承受的壓力測試，每個server 可以容納人數，安全性問題。而營運團隊主要工作是協助不同單位（例如表演者、觀眾）進入場景跟活動，同時解決各種客服查詢。
有了基本規劃，下篇再分享各團隊執行的細節跟要注意的地方，用血和淚的教訓讓你有更全面的視野，避免重覆犯錯。